英語メールでリクエストホテルの予約確認に使える文例集　スタッフ側の返信例つき

本記事は英語でメールしてホテルなどに宿泊前に事前にリクエストや予約確認をする際に役立ちます。

自分が海外のホテルにリクエスト・問い合わせをする場合
国内のホテルスタッフが海外ゲストのリクエストに対応する場合

両方のバージョンに使える英語のフレーズを紹介しています。

リクエストするゲスト側なら、英語での的確な伝え方とホテルから英語の返信の内容が分からない時の参考に。

外国人観光客を対応するホテルスタッフ側ならコピペして返信をスピーディーにできるように。

外国人観光客の多く泊まるホテル勤務経験を生かしてリアルなフレーズを厳選し、章の変わり目にはホテルで起こった小話も挟んで楽しめるようにしました。

※本ブログの接客英語関連の記事は、完ぺきな英語教材というより、体験に基づく実用的な英語を使っています。

ホテル予約のリクエストメール対応のコツ

リクエストするゲスト側のメールテクニック

日本語のメールでは、順番として

「こういう背景なので、これを知りたいです」

のような順で書くことが多いですが、英語のメールの場合には手順が異なります。

△例： I’ll leave in the early morning, so I would like to know what time breakfast will be served.
朝早く出発するので朝食の時間を知りたいです。

知りたいならチェックイン時に聞けば？とスルーされてしまう時もありそうです。

○例：What time do you start to serve breakfast?
朝食は何時に始まりますか？

ホテルでは、数多くのメールが1日に来ますので、パッと見て内容が分かるようにすること、明らかに疑問で返信を促すようにすると返信が返って来やすいです。

スタッフ側の返信対応時のテクニック

要件を手短にとは言ってもお客様に対してなので、感謝をのべるフレーズで始めましょう。

Dear.Mr./Ms. xxxxx
(名前から性が判別できない場合はMr./Ms. とします）

Thank you so much for your reservation with us.
ご予約ありがとうございます。

Thank you for choosing to stay at Hotel xxxx.
xxxホテルへの滞在を選んで頂きありがとうございます。

やりとりが２回目になった時には、シンプルに
Thank you for your reply.

返信ありがとうございます。

Thank you for letting us know about xxxxx.
xxxxxについて教えていただきありがとうございます。

とつけると丁寧な印象になります。

予約確認・キャンセル

ネット予約のダブルチェック

リクエスト側の英語

I have booked a double room from 02/10/2019, 1 night for 2 people.
2019年10月2日から２名で1泊ダブルルームを予約しました。

Could you please make sure our reservation is successfully made?
予約が成り立っているか確認して頂けますか？

Is it a non-smoking room?
禁煙の部屋でしょうか？

スタッフ側の返信の英語

箇条書きにすると内容がわかりやすいです。

(前置き省略）

We have reconfirmed your reservation as follows.
Checking in: 02/10/2019
Checking out:03/10/2019
Number of guests: 2
Room type: Double room, non-smoking

（後書き省略）

ホテルスタッフのホテル小話1.ハサミがいらないなんて！

ホテルで働いている時に外国人ゲストに日本の技術について感動された小話です。

中国から来た女性が滞在中に、ハサミを貸して欲しいとフロントまで電話があったので、お部屋までハサミを持って行きました。

ホテルではゲストの安全のために刃物は目の前で使ってすぐ返してもらいます。

買った化粧品の袋を開けようとしたのですが、その化粧品はパッケージに切り目がついていてハサミいらずで開封できるものでした。

海外のパッケージでは通常開けにくく、ハサミを使って開けることが多いですが、ハサミがなくても開けられることを教えてあげると、目をキラキラさせて感動していました。

日本では普通のことでも、海外の人には感動につながることもあります。

キャンセル依頼・キャンセル料の確認

キャンセルしたい、けどネットでクレジットカード情報入れたから勝手に高額なキャンセル料を取られないか心配な時

リクエスト側の英語

I have made a reservation with you from 02/10/2019, 1 night, 2 people.
10月2日から２名で一泊予約をしています。

I would like to know about the cancellation fee since my plans have changed.
予定が変わったので、キャンセル料がかかるか気になっています。

What is your cancellation policy?
キャンセルポリシーを教えて頂けますか？

本ブログでは他にも海外旅行に役立つ記事を公開しています。

スタッフ側の返信の英語

キャンセルポリシーがホテルにあればコピペでOKです。

ない場合は以下を変更して、数字の箇所を変更して貼り付けましょう。

（前置き省略）

No cancellation fee is required if the cancellation was made within 7 days before the arrival date, but we will charge you a cancellation fee after that.
7日前までにお知らせいただければキャンセル料はかかりませんが、7日前からはキャンセル料がかかります。

30% of your total amount will be charged if you cancel from 7 days to 2 days before your scheduled arrival date.
7日前から2日前までは30%のキャンセル料がかかります。

50% of your total amount will be charged if you cancel from 2 days to 1 day before your scheduled arrival date.
2日前から1日前までは50%のキャンセル料がかかります。

100% of of your total amount will be charged if you cancel on your scheduled arrival date or no-show.
到着日にキャンセル、またはお越しにならなかった場合100%キャンセル料が発生します。

If you are sure to proceed with cancellation, please do it through your agency, or reply to this email.
もしキャンセルを確定される場合は予約元を通していただくか、こちらまでご返信ください。

Cancellation fees depend on the rules of the platform from which the booking was made. Could you please contact them to confirm?
キャンセル料は予約元のプラットフォームの規定によりますので、予約元にお尋ねください。

経験上、キャンセル料を喜んで払うお客さんはいないです。そこで、キャンセル料の交渉についても紹介します。

本ブログでは他にも英語での接客に役立つ記事を公開しています。

キャンセル料免除の交渉

リクエスト側の英語

Cancellation fees have already been charged, can they be waived or reduced?
キャンセル料が請求されたようですが、免除か減額は可能ですか？

I made a booking by mistake just now. Will I be charged a cancellation fee if I cancel now?
たった今間違えて予約をしてしまいました。キャンセルするとキャンセル料はかかりますか？

スタッフ側の返信の英語

May we ask why you need to cancel? I will check with my manager to see if we can make it a special exemption.
キャンセルの理由をお伺いできますか？マネージャーに特別に免除できるか確認します。

We have confirmed that the cancellation fee will be waived specially this time as it is due to the weather.
確認したところ、天候によるものなので今回は特別にキャンセル料を免除させていただきます。

We are afraid that cancellation fee waivers are not available. We can change the date, would you like to do so?
恐れ入りますが、キャンセル料免除はできかねます。日程変更ならできますがご希望されますか？

別々の複数の予約の統合

2泊同じホテルに泊まるけど別々の予約サイトから１泊ずつ予約を取り、同じ部屋にして欲しい場合にこのようにリクエストします。

リクエスト側の英語

I have made 2 reservations, 1 night on 10th February from Booking.com (プラットフォーム名) and the other night on 11th February from Agoda (プラットフォーム名).
I would like to know if you can put me in the same room for 2 nights.
Booking.comで10月2日から1泊、agodaからもう一泊10月3日に予約を取りました。
2泊同じ部屋にしていただくことはできますか？

スタッフの返信側の英語

【同じ部屋で対応可能な場合】

We confirmed your reservations. You will be staying in the same room for two nights.
予約を確認しました。2日間同じ部屋でご滞在頂けます。

【同じ部屋にできない場合】

We confirmed your reservations. Room types for two nights are different, so you have two options to stay in the same room for 2 nights.
予約を確認しました。2泊の部屋タイプが異なるので、2泊同じ部屋でお泊まりいただくには以下の選択肢があります。

Upgrade the first night for an extra charge of $35.
35ドル追加料金で1泊目をアップグレードする

Downgrade the second night without any charge
2泊目をダウングレードして追加料金はかからない

The difference between the rooms is with/without the view.
部屋の違いは眺望があるかどうかになります。（など違いを説明すると分かりやすい）

ホテルスタッフのホテル小話2.チェックアウトが遅れてお尻を見る？

ホテルでのチェックアウト時間になっても、まだフロントまで来た形跡がない場合は、フロントスタッフはお部屋まで電話をし、電話に出られなければお部屋までお客様の様子を見に行きます。万が一中で倒れていたりすると大変だからです。

私が働いていたホテルではカード式のキーでしたので、キーを返却せずお部屋に置いたまま、精算もないので勝手に出て行ってしまうお客様も日に数件ずつありました。

何度か寝ていたお客様が出てきたこともあり、「すみません、すぐ出ます」と慌てて身支度をしてチェックアウトされていました。

私ではありませんが、お部屋まで伺った際になんとお客様が下を何も履いていない状態で爆睡していて、お尻丸出し状態だった所に遭遇したスタッフもいます。フロントスタッフも、部屋を開けて人の気配がするとドキドキものです。

ホテルで寝坊をしそうな時は、チェックアウトが遅れるとスタッフが入ってくることも頭に入れておくと万が一の時にも恥ずかしい目に遭わずにすみます。

到着時間・アクセス・荷物

チェックイン時間より早い到着

リクエスト側の英語

ホテルでは15時がスタンダードなチェックイン時間です。フライトの時間などで早く到着してしまう場合は、チェックイン時間前にはどんなサービスがあるか確認してみましょう。

May I check in from 12:00 PM?
12時にチェックインできますか？

May I leave my luggage before check-in?
チェックインより前に荷物を預けることはできますか？

スタッフの返信側の英語

【使用用途を尋ね、追加料金がかかる場合は案内する】

12時にチェックインできますか？というような質問の場合には、ゲストの使用用途が明確でないので、荷物だけ預ければOKなのか、部屋に入る必要があるのかを確認します。追加料金がかかっても部屋を確保してほしい場合は詳細を案内するようにします。

Thank you very much for your inquiry, and we have noted your arrival time.
お問い合わせありがとうございます。到着時間について了承しました。

We start checking in normally from 3 PM, and we will try our best to accommodate your room earlier based on availability.
通常チェックインは3時からですが、部屋を早く準備できるようにベストを尽くします。

If your room is not ready on your arrival, we are pleased to keep your luggage at the front desk.
もし到着時にお部屋が準備できていなかった場合は、フロントでお荷物をお預かりいたします。

If you would like to early check-in to use the room from noon, we can keep your room from 10 AM with an extra charge.
12時からお部屋を保証するアーリーチェックインをご希望の場合は、追加料金を頂いて10時からお部屋を用意することも可能です。

If you are interested in early check-in, could you please reply to this email?
もしアーリーチェックインにご興味がある場合はご返信いただけますでしょうか？

夜遅いチェックイン

ホテルへの到着が深夜になる場合には、あらかじめホテルに知らせておきましょう。

リクエスト側の英語

I have a reservation on 2 October, and I am planning to arrive late around 1 AM on 3rd October.
10月2日に予約をしていますが、10月3日の深夜1時頃の到着になります。

Are you open at that time? Is there any way to get my key?
その時間まで開いていて、鍵は受け取れるのでしょうか？

よく、門限はあるのですか？と聞いてくる日本人のお客様がいらっしゃいます。

締め切りとかタイムリミットという言葉では伝わりづらいので、「フロントが開いているか」などと別の言葉で置き換えましょう。

I am going out after checking in, and coming back late at night. Is the front desk open 24 hours?
チェックイン後に外出して帰りが夜遅くなります。フロントは24時間開いていますか？

ホテルの返信側の英語

【24時間空いている場合】
The main entrance is open 24 hours, and you can get the key anytime at the front desk.
正面入り口は24時間開いており、フロントで鍵はいつでも受け取り可能です。

However, the entrance beside the parking will be closed from 0 AM, and open again at 6 AM.
ただ、駐車場側の入り口は0時に閉まり、6時に開きます。

If you enter through that entrance, please enter the passcode we provide upon check-in to unlock the door.
その入り口から入られる場合はチェックイン時にお教えするパスコードを入力いただければ解錠致します。

【深夜は呼び出しが必要な場合】

If your arrival is later than 1 AM, could you please let the security guard know that you are checking in?
もし到着が1時をすぎる場合は、ガードマンにチェックインする旨伝えていただけますか？

アクセス方法の問い合わせ

リクエスト側の英語

公式ホームページに行き方が載っている場合はページのアクセス情報のところを見て確認してみましょう。送迎バスサービスがあるかも確認して案内します。

どこから向かうのかをfrom以下につけておきます。

Do you have any transportation service from the airport?
空港からの送迎サービスはありますか？

Is there any way to go to your hotel from XXX station?
XXX駅からホテルへ行く方法はありますか？

ホテルの返信側の英語

ホームページを参照してもらう場合には定型文を準備しておきましょう。

Please find the link below for access information on our website.
弊社ホームページのアクセス情報は下記をご覧ください。

ホテルの送迎バスが空港・駅からある場合は添付ファイルを送付します。

The attached file is the timetable of the shuttle bus from A Airport/B station.
添付ファイルはA空港/B駅からのシャトルバスの時刻表です。

There is no shuttle bus service from the airport but we have the shuttle bus service from B station.
空港からのシャトルバスはありませんが、B駅からでしたらございます。

海外ゲストの中には日本では電車やバスでの移動が一般的だということを知らない方もいるので、空港にホテルから直接送ってもらえると思っている方もいます。ホームページにあっても送らないと見ていない場合もあるので、丁寧に案内しましょう。

ホテル側では、遅くになってもゲストが現れない場合は到着確認の電話をしますが、もし電話番号の情報がない場合や繋がらない場合は以下のようにメールしてみましょう。

We have your reservation for 1 night with 2 people today and would like to know what time you will be arriving. Could you please reply to this email or call us at XXX-oooo-xxxx?
本日2名様で１泊のご予約がございますが、何時頃の後到着予定でしょうか？このメールに返信いただくかXXX-oooo-xxxxまでお電話を頂けますか？

事前の荷物送付

事前に宅配便などでホテルに荷物を送る場合は前もってメールなどで知らせておくとスムーズです。

荷物を送付してスムーズに受け取るためには

・予約者の名前で送付すること

・チェックインの日付を名前の横に書くこと

の２つをするとホテルにも理解されやすくなり、スムーズです。

リクエスト側の英語

May I send some luggage before check-in?
チェックイン前に前もって荷物を送ってもいいですか？

I have a reservation on 3rd October. Would you be able to store my luggage if I send it from my current hotel in XXX. Could you please provide me with your address?
10月3日に予約をしており、今のXXXのホテルから荷物を送った場合保管してくれるかお聞きしたいです。住所も教えていただけますか？

本ブログでは他にも海外旅行に役立つ記事を公開しています。

スタッフの返信側の英語

保管OKとする場合がほとんどだと思いますので、送り先や送付方法をお伝えします。
We will gratefully store your luggage at our front desk until your check-in.

チェックインまでフロントでお荷物をお預かりいたします。
Please indicate your reservation name and checking-in date on the label when you ship it.

送付する際に、予約者の名前とチェックインの日付をラベルにお書きください。

ホテルスタッフのホテル小話3.お土産で一番満足したのはホームセンター？

海外ゲストは日本の文化がとても好きな方もいるので、ローカルの日本人がリアルに行くお店を案内すると喜ばれることがあります。

事前にネットで調べて、足袋の写真をスマホに表示して「これを探している」と言う欧米系の男性がフロントに来ました。

足袋ソックスのことかと思い、百貨店などを案内すると少し違うとのこと。

靴にも足袋がなる、いわゆる「地下足袋」を探しているようでした。売っているところは、本格的な職人さんが利用するようなものだとホームセンターくらいしかホテルの近くでは見つけられませんでしたが、案内するとすごく喜んでタクシーで向かいました。

日本人の感覚ではつい、綺麗なものやお土産として売られているものを案内しがちですが、その海外ゲストの感覚に面白いな！と思った瞬間でした。

部屋のリクエスト・アメニティ

景色の見える部屋、高層階など部屋についてリクエストをする場合の英文集です。

景色・高層階・部屋の位置の希望の伝え方

リクエスト側の英語

景色の見える部屋をリクエストします。
I would like a room with a view.

禁煙/喫煙の部屋を希望します。
I would like a non-smoking/smoking room.

窓のある部屋/エアコンのある部屋を希望します。
I would like a room with a window/air conditioner.

A room on a higher/lower floor will be appreciated.
高層階/低層階のお部屋だと嬉しいです。

エレベーター近く/遠くの部屋にできますか？
Is it possible to get a room close to/away from the elevator?

角部屋を避けて下さい。
Please do not give me the room in the corner.

ホテルの返信側の英語

部屋タイプを理解せずに問い合わせているお客様もいらっしゃいますので、現状がどうなのかと、努力したらできること、料金がかかることを明確に説明します。

【すでにリクエストを満たす部屋タイプの場合】

Your room type is already non-smoking and with a view of the river, so please be assured.
お客様の部屋タイプは禁煙で川の景色見えるお部屋ですのでご安心ください。

【建物の構造的に無理な場合】

We regret to tell you that all of our twin rooms are located in the corner of the building.
申し訳ございませんが全てのツインルームは建物の角にあります。

If you would like the room that is not in the corner, you might need to cancel the current reservation and book a double room or an executive room.
角部屋以外を絶対に確保したい場合は現在の予約をキャンセルし、ダブルルームかエグゼクティブルームをお選びいただく必要がございます。

【努力すればできるかもしれないけど絶対ではない場合】

We are noted for your request with the higher floor, and away from the elevator.
高層階とエレベーター遠くのリクエストについて了承致しました。

We will try our best based on availability, however, please note that we are not always able to guarantee your request due to the busy season.
利用状況によりベストを尽くしますが、忙しいシーズンですので必ずしも保証できる訳ではない旨ご理解くださいませ。

ホテルスタッフとして外国人観光客のホテルサイトの口コミ返信に困っていますか？こちらは英語文例集の記事です。

ベビーベッド設置のリクエスト

リクエスト側の英語

ホテルによっては安全のためベビーベッドの対象年齢のあるものもありますので、子供の年齢を書いておくとスムーズです。

I will be with my 1-year-old baby. Could you please prepare a baby cot in the room?
１歳の赤ちゃんがいます。部屋にベビーベッドを用意していただくことはできますか？

baby cot （イギリス英語）

baby crib　（アメリカ英語）

２つの言い方があります。オーストラリアの場合はcotを使うことが多かったので滞在先によって使い分けてみましょう。

ホテルの返信側の英語

基本的に数があればできるという場合が多いと思いますので、最初にはできる旨説明し、あとがきで数に限りがあることを書いておきます。

We are noted for your request, and we would be more than happy to provide the baby cot.
リクエスト承知致しました。ベビーベッドの提供喜んでさせていただきます。

We usually have enough inventory for our guest’s needs.
通常はお客様のニーズに合う在庫がございます。

If the guest’s request is more than what we have, we can only prepare it when it becomes available.
もしお客様のリクエストが私たちのもっている数を超えてしまった場合は、在庫があれば提供可能となります。

Thank you very much for letting us know earlier, and we will try our best to accommodate it for your child.
前もってお知らせ頂きありがとうございます、お子様のために提供できるようベストを尽くします。

ホテルスタッフのホテル小話4.女性２人の部屋からコンドームの袋が出てきて激怒

ホテルで働いていて一番血の気が引いたのは、アジア系の女性２人組のお客様が２連泊していた時のクレームでした。外出して部屋に戻るとコンドームの空袋があった！誰かが私たちの部屋に入ったのか？気持ち悪い！と写真でその空袋を撮影してスマホで見せてフロントに苦言を言いに来た時です。

ホテルでは清掃員やフロントスタッフ以外がお客様の部屋に入ることはありえないですし、一瞬対応した私も何がなんだか分からなくなりました。

調べると、清掃員が掃除をした時にベッドの下から空袋を発見し、お客様のものを勝手に捨ててはいけない、とベッドサイドに置いたということでした。

ただ、それは前泊以前のお客様が使ったもので、実際はその女性のお客様のものではありませんでした。

その女性２名のお客様は理由が分かってからは怒りは収まり、事無きを得ました。

ホテルに忘れ物やゴミの捨て忘れがあると、時にはこんな大変な事態になることもあります。

グループ・部屋割り

グループで何部屋かを取り、近くにしてほしい場合などのリクエストの仕方、返信のフレーズを紹介します。

リクエスト側の英語

同じ階を希望の場合

We have a reservation for 2 rooms on 3rd October. Can we stay on the same floor?
10月3日に２部屋予約しています。同じ階にできますか？

隣の部屋を希望の場合

前半は同じ階の場合と同じで、後半をこう変更します。

Can the rooms be next to each other?
隣同士の部屋にできますか？

ホテルの返信側の英語

【リクエストを承認する場合】

Certainly, we acknowledged your request for the rooms.
お部屋についてのリクエスト了承しました。

と簡潔に答えます。

【部屋数が多くて対応が難しい場合】

Thank you for your request, and will try our best to assign your rooms close to each other.
リクエストありがとうございます。お部屋を出来るだけ近くにできるように努力します。

However, we only have 4 double rooms on a floor, and please note that you will be staying on some floors.
しかし私たちは１つの階に４つのダブルルームしかないので、いくつかのフロアにまたがることをご了承くださいませ。

【部屋タイプが違って難しい場合】

The rooms you booked include two room types, and please note that the superior rooms and standard rooms are located on different floors.
お客様の予約は２つの部屋タイプがあり、スーペリアとスタンダードは別の階になることをご了承ください。

【ネームリストを送ってもらう依頼】

部屋数が多い場合はチェックインをスムーズにするため団体を取りまとめている方にネームリストを送ってもらいましょう。

Could you please provide us with the names of the guests (in English) and their genders?
お客様のお名前と性別をお送り頂けますか？(中国系の場合は漢字でなく英語をリクエストする)

ホテルスタッフのホテル小話5.プロポーズ大作戦　ホテルスタッフが困る状況は？

ホテルではサプライズ演出のお手伝いをすることもあり、特にチェックインはお連れ様に内緒にしながら演出を進めなければいけないので気を使うシーンです。

チェックインの時には最新の注意を払い案内を進めますが、チェックアウトの時にもうまくいってそうだったら別でホテルからギフトを渡す対応をすることもあります。この時、うまくいってそうかどうかなんて、直接聞くわけにいかないので難しい場面でもあります。

うまくいってフロントに言ってくださる方にはもちろん盛大にお祝いできますが、結果を言わないお客様は、多分一緒に帰ってるから成功なのかな〜？と想像するしかありません。

外国人のお客様で、プロポーズではないですが彼女の誕生日のサプライズをした方はオーバーリアクションなくらい喜んでチェックアウトされていましたが、日本人の方はリアクションとして表さない方も多くて、結果が気になるところです。

もしホテルにサプライズの手伝いをしてもらった時は、ぜひスタッフにも小声でいいので結果を教えてくださいね。ささやかにお祝いをさせていただきます。

サプライズ

ホテルでは誕生日・記念日などを過ごすお客様のサプライズ演出に対応することもあります。

もし大切な日を過ごす場合はホテルに確認してみると、お手伝いをしてくれるかもしれません。

リクエスト側の英語

We will be staying for our honeymoon/anniversary.
ハネムーン/記念日で旅行します。

ハネムーンや記念日など２人が対象の場合はこのようにメッセージしておくだけで、当日お部屋にメッセージなどが入っているかもしれません。さりげなくアピールしましょう。

誰かから誰かにサプライズをする場合は、何かホテルでサービスがあるかを確認します。

まず目的を知らせます。

I will celebrate my girlfriend’s birthday.
彼女のバースデーでのお祝いをします。

I am going to propose to my girlfriend.
彼女にプロポーズをします。

本ブログでは他にも海外旅行に役立つ記事を公開しています。

ケーキ・花などのリクエスト

このように質問します。

Is it possible to prepare a cake/a bouquet?
ケーキ/花束をホテルで手配することはできますか？

まず何がホテルでできるかを聞きたいときは問い合わせます。

Do you have any idea to surprise my girlfriend/boyfriend?
彼女/彼をサプライズさせる何かいいアイデアはありますか？

前もって自分が買ったプレゼントを部屋に置いて欲しい場合の聞き方です。

Can I bring a paper bag before checking in? Is it OK for you to put that in our room?　
チェックイン前に紙袋を持ち込んでもいいですか？そして部屋に置いていただけますか？

ホテルの返信側の英語

まずは大切な日の宿泊に選んでいただいたことを感謝します。

Thank you very much for choosing to stay with us on your anniversary/birthday.
記念日/誕生日の宿泊に当館をお選びいただきありがとうございます。

For a cake, we can prepare fresh cream cake and chocolate cream cake, and budget is from JPY 2500 for the smallest one for 2 people.
ケーキについては生クリームとチョコクリームがあり、2人用の小さなものでしたら2500円から用意できます。

For a bouquet, we would like to say the ideal budget is from JPY 2000.
ブーケにつきましては、2000円からが理想的な予算と言えます。

You may provide us the colors and the budget should you wish to arrange one so that we can let you know the detail.
ご希望のお色や予算などを教えていただければ、詳細をお伝えいたします。

Please note that we need to get you order at least 3 days before your arrival.
到着日の少なくとも3日前までにご注文をいただく必要があります。

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メールの締めに使えるフレーズ

メールの締めくくりに使えるフレーズです。

リクエスト側の英語

リクエスト側は実は締めくくりのフレーズは特に不要です。

お客様としての立場なので、質問のまま終えてしまっても問題ないです。

もし急いでいる場合は

I appreciate your reply as soon as possible.
出来るだけ早くご返信いただければ嬉しいです。

と付け足しましょう。

ホテルの返信側の英語

メールの内容によって、合うものを選んで付け足しましょう。
We are looking forward to your reply.

ご返信をお待ちしています。
We are looking forward to welcoming you.

お越しいただくのを楽しみにお待ちしています。

We hope you have a safe trip to (Osaka).
(大阪など地名まで）安全な旅路でありますように（アクセスを聞かれた時などに）

If you have any further questions, please don’t hesitate to ask us again.
さらにご質問があれば、遠慮なくお尋ねくださいませ。

ケーキのオーダーなどで返信を必ずして欲しい場合、急ぐ場合は日時もつけましょう。
数字があると目を引くので目につきやすく、見落とされないです。

To arrange the cake, we would like you to get back to us until 1st October.
ケーキの手配をするために、10月1日までにご返信をお願いいたします。

期日前になっても返信がない場合は、もう不要なのか、まだ必要なのかを確認してみましょう。

Do you still plan to order a cake? Could you please let us know about it as soon as possible if you need?
まだケーキのオーダーを予定されていますか？その場合出来るだけ早めに教えていただけますか？