マレーシアへの海外就職 就労ビザ申請の必要書類・情報の英語での書き方【日系企業営業職】

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本記事では 、海外就職でマレーシアの就労ビザ申請に必要だった書類をまとめました。

ビザというと、色々な国で色々な書類が必要という話をよく聞きます。

卒業証明書って英語で?学校まで取りに行かないといけない?

健康診断とか受けないといけない?

今の会社から推薦状とかいるんだっけ?

会社のHRと英語でやり取りしているけど、あっているか不安。

そんな疑問がこの記事で解決します。

2020年2月からマレーシアにある日系企業で現地採用で営業職の勤務が決まった際の体験記となり、実際に応募してから提出した書類について、時系列で記録しました。

※会社側が用意するものもこの他にもあります。この記事の内容は現地採用で採用された一人の従業員側が準備する書類となります。

※ビザの規定は職種や業界により異なることがあり、常に変化しますので、一例としてご覧ください。会社のHRとこまめに確認しながら進めることをおすすめします。

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提出した書類・不要だった書類

書面をメールに添付して提出したもの

  • 英文履歴書 Resume
  • 卒業証明書 Final graduation certificates
  • 証明写真  Passport size photographs
  • パスポート全ページのスキャン Scan copy of passport in colour

情報のみが必要なもの

  • 今までの就業期間(年)Total number of years of working experience
  • 既婚・未婚の状況 Marital Status
  • 現住所と帰省先住所Applicant current residential address and home country address
  • メールアドレスApplicant e-mail address

必要なかったもの

  • 健康診断の結果
  • 今の職場での推薦状 
  • 預金残高証明

それでは、それぞれの詳細を書いていきます。

英文履歴書(指定フォーマット) 

採用が決まるまでに人材会社に出していた書類とは別に、指定の形式で作成が必要です。

実際にどんな形式だったかというと、こんな感じです。

年月を左に、右側には会社、ポジション、仕事の詳細の順に書く必要があります。

年月は左側が古いもの、右側が新しいものを記載します。

指定した形式と1つでも違っているとやり直しになります。

細かい作業ですが、全てはビザとマレーシア生活のため、と根気強くやり直し続けてやっとOKが出ました。

海外就職はマレーシア一択と決めていれば、最初からこの形式で作っておけばビザの申請が楽になります。

卒業証明書

大学を卒業した証明書を取り寄せて、スキャンしたデータを送付しました。

私の場合は卒業した大学がオンラインで郵送を対応してくれたので、大学まで出向かずとも送付することができました。

申請する際は手数料、郵送代、システム使用料(カード決済の場合)がかかりました。

海外に住んでいても海外まで送付もしてくれるようです。

システム上で申請したのが12/5 家に証明書が届いたのは12/9でした。

ビザを急いでいる場合は、ここが一番時間がかかったので、オファーレターをもらったら早速申請を進めましょう。

証明写真

背景が水色であることとサイズの指定がありました。

  • Light blue colour background 
  • size 3.5cm X 5.0cm

証明写真-Proというアプリを使いました。
証明写真-Pro プロ並みの履歴書写真をかんたん自撮り(iPhone)

指定の3.5cmX4.9cmという近いサイズがあったので、このアプリを使うことにしました。

スマートフォンに保存してメールで送付すれば、機械や写真屋さんまで行かなくてもビザ用の証明写真を提出することができます。

パスポート全ページのスキャン

パスポートの顔写真のみのページだけでなく、最初から最後まで全てのページが必要です。

ビザで空白の部分も必要で、なんと表紙の部分もつけて再提出しました。

申請時は日本にいることが必要なため、それを証明するためかもしれません。

セブンイレブンでスキャンするにはこちらのアプリが便利です。

セブン−イレブン マルチコピー apple
セブンイレブンマルチコピー   Android

28ページバラバラだったファイルを1つのファイルにまとめる必要もありますが、smallpdfというサイトで簡単な操作で結合ができます。

その他必要な情報と書き方

会社のHRに英文で回答を返信すれば対応していただけました。

Total number of years of working experience
回答例:10years

Marital Status
回答例:single

Applicant current residential address and home country address
回答例: 1-1-1 Shibuya Tokyo Japan 123-4567 ( 英語表記で住所を書けばOK)

Applicant e-mail address
回答例: aaa@abcd.com

マレーシア就労ビザに不要な書類

国によって必要な情報が異なり、情報が錯綜するかもしれません。

私が2020年にマレーシアへ海外就職した際は以下は不要でした。

健康診断結果

ネットでは海外に渡航するには健康診断が必要というような文章を見かけますが、ビザ申請には必要ありませんでした。

ただ、歯の治療だけは海外だと高額になるようなので、出発前に歯科検診に行きました。

マレーシアでも、日本語で診療が受けられるクリニックもありますが、日本を出る前に気になる方は、健康診断は受けていると安心できると思います。

推薦状(reference)

海外で仕事探しをしていると、referenceと言って誰かからの推薦状を書いてもらう必要があることもあります。

私も実際、オーストラリアの寿司店で働いた時は、前職のオーペア(ベビーシッター)の家族からreferenceを書いてもらって提出しました。

ただ、マレーシア就職の場合はこちらは必要ありませんでした。
もし現職で書いてもらうとなると誰に頼もうか、という場合も心配は無用です。

預金の残高証明

セミリタイアでの移住などビザの種類によっては十分な預金残高がある証明が必要なようですが、マレーシア就職ビザの場合は不要でした。

まとめ

マレーシア就労ビザ申請で取り寄せが必要な書類と対応のポイント

①英文履歴書 →指定フォーマットでの提出必須

②卒業証明書  →大学から取り寄せが必要

③証明写真  →3.5×5cmで青色バックグラウンド コンビニでできる

④パスポート全ページのコピー →コンビニとスマートフォンでできる

参考記事:2023年に自己分析に本格的に取り組み、外資系企業へ転職をした際の記録をkindle本にしました。

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この記事を書いた人
みにさき

大学生まで海外に出たことがない、世間知らずな一人娘。

オーストラリアのパースにワーキングホリデーに行き、住み込みベビーシッターなど全くの英語環境で悪戦苦闘しながらも1年滞在。
帰国後に受けたTOEICのスコアは渡航前より300アップ。

その後は日本で英語を使用する仕事を軸に、メーカーから接客業、派遣社員からフリーランスまで幅広い仕事を経験する。

再度海外に住みたい思いが強くなり、海外就職を決意し、マレーシアへ移住。

現在はフルリモートの外資系企業で働きながら、海外就職や女性のキャリアについてブログやSNSで発信中。

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